Простая и эффективная автоматизация разнесения платежных поручений для мой склад

Автоматизация активно приходит в финансовый инструменты.

Финтех компании пользуются огромной популярностью, скрещение финансов и передовых технологий позволит экономике сделать шаг в будущее.

Но в учётные бухгалтерские программах по-прежнему представляют собой архаичные системы не готовые к современным требованиям бизнеса.

Сейчас мы разберём автоматизацию одной достаточно тривиальный функции, результатом автоматизации который, является экономия времени и улучшение качества клиентского сервиса путём увеличения скорость обработки входящих платёжных поручений.

предистоия

Для управленческого учёта мы используем программу МойСклад в связке amoCRM.

Связка работает в онлайн режиме.

Виджет мой склад расположен в сделке амоСРМ.

При необходимости менеджеру по продажам оформить счёт для покупателя, он запускает виджет и нажимает вкладку товары.

Товаров в режиме онлайне подгружаются из моего склада вместе с остатками доступность товаров резервами и ожиданиями.

Менеджер формируют заказ и заказ в онлайне отправляется в мой склад создавая контрагента если его не было.

Прям в СРМ Менеджер ставит резервы и пишет комментарии к заказу для склада.

Забегу вперёд здесь мы используем маленькую хитрость и присваиваем номер заказа равный номеру сделки амоСРМ, что позволяет иметь в обоих системах одинаковые номера и легко находить нужные заказы. Кроме того номер СРМ шестизначный и поэтому всегда уникальный.

Клиент оплачивает счёт что же тогда происходит?

В Компаниях Классической экономики в 9 утра бухгалтер в банк-клиенте делает выписку банка и сохраняет текстовый документ с импортированными платежками на компьютер. Далее подгружает документ в учётную систему и в ручном режиме начинает разносить выписки.

Поэтому платежи пришедшие в 11 часов текущего дня будут разнесены только в 9 утра следующего дня.

Заказ клиент останется не отгружен напротяжении суток. 

Как разносятся выписки у нас?

Мы используем встроенную интеграцию с модульбанком, сбербанком и тинькофф банком для моего склада.

Интеграция позволяет в онлайн режиме из интерфейса мой склад получать выписку банка и отправлять исходящие платежи.

Выписку у нас получает аккаунт менеджер по расписанию несколько 5 раз в день.

В свою очередь доступ к платёжным поручениям аккаунт менеджер не имеет. После создания платёжных поручений импортированных из банка запускается автоматизация разнесения платежей.

Скрипт в назначение назначение платежа парсит (распознает) цифры номер заказа и сопоставляет эти цифры с номером заказа, после сопоставления найденные заказы покупателя или счета на оплату (если используем счета) привязываются к платёжным поручение в автоматическом режиме.

Статус платёжного поручения изменяется на привязан к документу. Статус заказа изменяется на собрать, проставляется резерв заказа и создается задача для кладовщика собрать заказ.

Если по какой-то причине, например клиент ошибся с номером платежа, платёжное поручение не привязано к заказу статус его не меняется и сразу видим не привязанные платежи.

В начале следующего рабочего дня бухгалтер производит сверку платежей банка с загруженными в мой склад и при наличии несовпадений производит корректировки, что бывает крайне редко. 

Что видит менеджер в СРМ системе?

После привязки платежа заполняется в сделке сумма оплаченная по заказу покупателя и изменяется статуса сделки с постановкой задачи ответственному менеджеру.

Такой простой скрипт позволяет полностью автоматизировать разнесение платёжных поручений и не зависеть от бухгалтера.

Что позволяет гораздо быстрее обрабатывать заказы, комплектовать и отправлять. Ведь в современных условиях межбанковские платежи доходят в течение часа и своевременная их обработка является конкурентным преимуществом.

Представьте, как повысится ваш уровень клиентского сервиса, когда уже через час после отправки безналичного платежи заказ клиента скомплектован и отправлен, в тот же день, на доставку.

Клиентам больше не надо прислать платёжных поручений с подтверждением оплаты, ведь если вы оплатили заказ, через час платёжка уже будет в системе.

Сейчас огромное количество технологий приходят в бухгалтерский учёт и на наш взгляд, в ближайшие 3-5 лет они произведут революцию в этом архаичным мире.

Автоматизируйте простые функции и повышает эффективность. 

Использованы решения:

Виджет автоматического разнесение платежей для мой склад

Виджет Мой склад для СРМ